9 Conseils pour transformer des formulaires papier en Questionnaires électroniques

Ci-dessous quelques conseils de ICT Works sur comment transformer des formulaires papier existants en formulaires électroniques, et comment formuler vos questions afin d’obtenir les meilleures réponses.

Certaines organisations collectent des données pour la première fois et elles commencent avec des méthodes électroniques. Cependant, dans la plupart des cas, les utilisateurs de DataWinners passent de la collecte de données sur papier vers les Questionnaires électroniques. Suivez ces conseils et vous atteindrez l’efficacité d’une collecte de données sans papier mais aussi de meilleures données grâce à des formulaires bien conçus.

Ces conseils ont été publiés sur ICT Works et sont republiés ici avec leur autorisation.

Veuillez noter que skip logic ou branchement conditionnel est disponible avec les Questionnaires Avancés de DataWinners, et non avec les Questionnaires simples, les Sondages et les Questionnaires SMS.


  1. Soyez orienté données. Comment souhaitez-vous voir et manipuler vos données en ligne. Pensez à comment les données seront affichées dans le backend du système lors de la conception des questionnaires. Assurez-vous que les Equipes Programme et les Equipes Suivi  et Evaluation sont impliqués dans le processus.
  2. Soyez sélectifs lors de la définition de vos questions. Déterminez qu’est-ce que vous avez besoin de collecter vs. qu’est-ce qui pourrait être intéressant à savoir. Evitez d’avoir des  questionnaires longs et laborieux. Pensez à ce que les réponses apportent pour vous et votre équipe. Par exemple, au lieu de poser une question générique comme “Il y a combien de personnes dans votre ménage ?”, vous pourriez poser une question plus spécifique à votre projet comme “Combien d’enfants âgés de moins de 2 ans y-a-t-il dans votre ménage ?”
  3. Considérez chaque question individuellement. N’oubliez pas qu’avec un appareil mobile, on peut poser uniquement une question à la fois, donc les matrices des questions doivent être séparées.
  4. Pensez au processus du point de vue de l’utilisateur 
    1. Pensez au processus naturel et logique de discussion lors de la définition de l’ordre de vos questions. Par exemple, demandez aux répondants s’ils ont accès à une radio avant de leur demander leur émission radio préférée.
    2. Si le formulaire sera utilisé pour animer un groupe de discussion, prenez en considération les variables devant être répondues avant le début de la discussion, tels que la localisation et le nombre de participants. Puis pensez à la logique en termes d’ordre des questions du point de vue du facilitateur pour la saisie des informations sur le groupe de discussion sur l’appareil mobile.
  5. Identifiez chaque type de question. Comprenez quels types de questions peuvent être posés par l’outil de collecte de données mobile que vous utilisez. Par exemple, vous pouvez choisir parmi des types de réponse comme « choix multiples – une seule réponse ou plusieurs réponses » ou « chiffre » ou « décimal ». Lors de la création de vos formulaires mobiles, assurez-vous d’identifier quel type de question correspond à chaque variable.
  6. Utilisez skip logics ou branchements conditionnels disponibles dans la plupart des outils de collecte de données. Cela vous permettra de poser uniquement les questions pertitentes. Par exemple, posez uniquement les questions sur le mariage si le répondant répond « marié » à la question « Etes-vous marié ? ».
  7. Evitez les textes vagues et génériques pour vos questions de type texte autant que possible. Quand vous utilisez des types de question texte, assurez-vous d’être aussi spécifique que possible. Souvenez-vous que vous pouvez utiliser skip logics pour rendre les questions de type texte spécifiques. Par exemple, vous pouvez poser les questions suivantes
    1. Avez-vous un feedback pour le programme ?
      1. Oui
      2. Non
    2. (Si oui) Quel feedback avez-vous ?
      1. Questions
      2. Commentaires
      3. Suggestions
    3. (Si “Questions” est sélectionné) Quelle(s) question(s) avez-vous pour le programme X ?
  1. Déterminez des conditions de validation appropriées. Plusieurs outils de collecte de données mobiles vous permet de mettre en place des conditions de validation sur les réponses fournies par les utilisateurs depuis un téléphone ou une tablette. Cela permet à votre personnel d’assure qu’il n’y ait pas de réponses erronées ou non pertinentes. Par exemple, vous pouvez interviewer de jeunes personnes pour un projet. Quand vous demandez leur âge aux répondants, vous pouvez mettre une condition de validation sur la question disant que l’âge saisi par le recenseur doit être entre 15 et 25 ans. Si le recenseur saisit 26, l’appareil affichera un message de contrainte informant le recenseur que le répondant et la réponse saisie doivent être entre 15 et 25 ans.
  2. Utilisez le capital humanin de votre organisation. Travaillez avec un membre du personnel ICT4D staff ou consultez les ressources ICT existantes de votre organisation !

Une fois que votre organisation a développé les formulaires mobiles, il est temps d’allouer du temps et des ressources pour le renforcement de la capacité du personnel à utiliser les outils de collecte de données mobiles. Bonne chance dans la transition de votre organisation ! Restez informés pour plus d’idées sur ces conseils sur ICTworks la semaine prochaine.

Natasha Beale est le ICT4D Specialist de Equal Access International. Elle a dirigé la transition vers les techniques mobiles de Suivi et Evaluation des bureaux de Equal Access sur terrain. Elle gère aussi l’utilisation de la technologie mobile par Equal Access tels que le SMS et l’IVR pour l’engagement du public en liaison avec les activités média de EA sur le terrain. Dans le passé, elle a travaillé pour la compagnie de collecte de données mobile Dimagi en Inde. 


Merci à Natasha Beale et ICT Works pour l’autorisation de republier.